Pistes pour rédiger un rapport d’étonnement efficace

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Dans le monde professionnel, il est essentiel de partager ses expériences et ses observations afin d’améliorer constamment les processus de l’entreprise. Le rapport d’étonnement est justement cet outil qui facilite cette transmission de connaissances.

Il permet à un nouvel arrivant dans une entreprise d’exposer et de formaliser ses impressions et ses questionnements suite à une période d’observation. Ce document peut alors être utilisé par l’ensemble des collaborateurs et des dirigeants afin d’identifier les points d’améliorations et de mettre en place des actions pertinentes.

Mais comment faire un rapport d’étonnement ? Quelles méthodologies adopter pour rédiger ce document clé ? Dans cet article, nous décortiquerons les différentes étapes pour réaliser un rapport d’étonnement complet et structuré.

Comprendre l’objectif du rapport d’étonnement

Avant de se lancer dans la rédaction du rapport, il convient de bien assimiler son objectif principal : transmettre des informations pertinentes à l’entreprise dans un souci d’amélioration continue. Le but n’est pas de critiquer ou de juger, mais plutôt de formuler des remarques constructives et argumentées sur certains aspects de l’organisation, des pratiques ou des conditions de travail.

Il faut en effet garder à l’esprit que votre regard neuf et extérieur à l’entreprise constitue une ressource précieuse pour identifier les forces et faiblesses de celle-ci.

Trouver les bonnes questions à se poser

Afin de vous aider dans cette démarche d’observation, voici quelques questions clés à garder en tête :

  • Quelles ont été mes premières impressions en arrivant dans l’entreprise ?
  • Y a-t-il des choses qui m’ont surpris ou interpellé ? Lesquelles et pourquoi ?
  • Existe-t-il des éléments auxquels je ne m’attendais pas ? Sont-ils un frein ou une opportunité pour l’entreprise ?
  • Les compétences et les ressources de l’entreprise sont-elles mobilisées de manière optimale ? Pourquoi ?
  • Comment la communication interne fonctionne-t-elle ? Existe-t-il des axes d’amélioration ?

Mener une observation active

Pour être en mesure de rédiger un rapport d’étonnement convaincant, il est impératif de prendre le temps d’observer les différentes dimensions de l’entreprise. Cette étape doit être réalisée avec sérieux et attention car elle déterminera la pertinence de vos observations et recommandations. Vous pouvez effectuer ce travail en accord avec votre tuteur ou votre responsable hiérarchique, si besoin.

Explorer l’environnement de l’entreprise

L’espace de travail, l’organisation des bureaux et les conditions matérielles constituent autant d’axes d’observations essentiels pour comprendre les dynamiques de travail au sein de l’entreprise. Prenez le temps de circuler à travers les différents services, de discuter avec les collaborateurs et de noter tout élément qui pourrait faire l’objet d’une amélioration ou qui vous interpelle.

Observer les pratiques de travail

En tant que nouvel arrivant, vous êtes en position idéale pour porter un regard neuf sur les modes opératoires et les processus de l’entreprise. Faites attention aux détails et aux habitudes des différents collaborateurs : sont-ils efficients dans la réalisation de leurs tâches ? Les méthodes utilisées sont-elles optimales au regard des enjeux du secteur d’activité ?

Analyser la cohésion au sein de l’équipe

Il est également primordial de s’intéresser aux relations entre les collaborateurs et à l’ambiance générale de travail. L’esprit d’équipe, la communication et le partage d’informations sont autant de dimensions clés pour une entreprise performante et innovante. Essayez de cerner comment les différentes personnalités interagissent et si certains problèmes ou tensions méritent d’être signalés.

Rédiger un rapport structuré et argumenté

Une fois votre période d’observation terminée, il est temps de formaliser vos impressions par écrit. Le document doit être structuré et organisé autour des principales thématiques abordées lors de votre observation. Veillez à présenter les éléments de manière claire et concise, en distinguant ce qui relève de l’anecdote et de l’essentiel.

Présenter les points positifs

N’oubliez pas d’évoquer également les forces de l’entreprise, celles-ci étant tout aussi importantes à souligner que les points d’amélioration. De plus, cela montre que vous avez pris le temps de considérer l’ensemble des éléments observés et que vous ne portez pas un regard uniquement négatif sur l’organisation.

Proposer des pistes de réflexion

Formulez vos recommandations de manière précise et argumentée, en expliquant pour chaque point les raisons qui vous ont poussé à le soulever et, si possible, les pistes d’amélioration envisagées. Essayez également de mettre en perspective ces recommandations avec les enjeux propres à votre secteur d’activité : cette démarche ajoutera de la crédibilité à vos propos et encouragera l’équipe dirigeante à prendre en compte vos observations.

Partager et échanger autour du rapport d’étonnement

Pour qu’il soit véritablement utile, ce rapport doit être partagé auprès des personnes concernées. Etablissez une liste de destinataires qui pourront vous donner leur avis et leurs retours sur vos conclusions et propositions. Si nécessaire, modifiez et ajustez le document en fonction de ces échanges pour garantir la pertinence et l’efficacité du rapport d’étonnement.

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