Entretien des bureaux : un budget qui explose suite à la crise sanitaire ?



Suite à la crise provoquée par la pandémie mondiale de Covid-19, le nettoyage et l’entretien des locaux professionnels sont devenus des questions cruciales pour les entreprises qui n’ont d’autre choix que de se conformer aux nouveaux protocoles sanitaires instaurés par l’État français. Plus qu’une simple contrainte légale, cet état de fait engage la responsabilité des entreprises dans la protection de la santé de leurs employés, ainsi que dans la limitation de la propagation du virus.

Toutefois, cette situation n’est pas sans conséquence pour les entreprises qui, en dépit de la baisse de leurs chiffres d’affaires (liée avant tout au confinement et au chômage partiel), doivent faire face à des frais d’entretien plus élevés. Qu’en est-il des dispositions mises en place par l’État ? Quels sont les tarifs appliqués pour le nettoyage des bureaux ? Comment les entreprises peuvent-elles réaliser des économies dans de telles conditions ? Voilà autant de questions que nous aborderons dans cet article.

Crise sanitaire et nettoyage des locaux d’entreprise : de nouvelles contraintes

Pour garantir la santé et la sécurité des employés à leur retour dans leurs locaux professionnels après le confinement et une période de télétravail, de nouvelles recommandations légales ont été formulées par l’État. Elles portent sur la propreté et l’hygiène en entreprise et sont résumées dans un document appelé « Protocole national santé et sécurité en entreprise« .

La première obligation des entreprises est la désignation d’un référent Covid-19 (qui peut être le dirigeant de l’entreprise) pour s’assurer de la mise en œuvre effective de toutes les mesures. Ce dernier doit également se charger de maintenir le personnel informé de tout changement lié à la situation sanitaire ou aux mesures d’hygiène.

Le nettoyage, l’aération et la désinfection réguliers des locaux viennent en deuxième position dans ce protocole. Pour assurer cette phase, il est essentiel que les dirigeants requièrent les services d’une entreprise d’entretien de bureau, car les modalités pratiques afférentes à cette étape nécessitent l’expertise de véritables professionnels du nettoyage.

Il s’agit entre autres de :

  • veiller à l’aération régulière des espaces clos (entretien des systèmes de ventilation et de climatisation)
  • nettoyer à l’aide de détergents suivant un plan périodique les sols, les surfaces de mobiliers, le matériel et les objets sujets aux contacts corporels à l’instar des poignées de porte, des interrupteurs, des machines à café et des robinets
  • désinfecter régulièrement les toilettes à l’aide d’un produit actif sur le virus
  • éliminer les déchets susceptibles d’être contaminés

Enfin, un rappel constant des mesures d’hygiène doit être fait à l’endroit des employés, de même qu’une sensibilisation à respecter le port du masque et la distanciation physique. Le nettoyage et l’entretien permanent constituent donc une part importante de ces nouvelles règles d’hygiène.

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Un nettoyage plus fréquent à un coût plus élevé

Devant ces nouvelles mesures de propreté et d’hygiène, les acteurs du secteur du nettoyage professionnel sont davantage sollicités. En effet, avec le déconfinement et le retour progressif à la normale, les opérations de désinfection des bureaux et autres locaux professionnels ont redoublé, même si le ministère du Travail a rappelé que ces dernières peuvent entrainer la prolifération de micro-organismes résistants, si elles sont trop fréquentes.

Dans tous les cas, la dépense pour les entreprises est relativement conséquente. Les données collectées auprès de plusieurs prestataires français indiquent que le tarif horaire d’une entreprise de nettoyage se situe entre 20 et 100 euros. Il faut toutefois souligner que ces tarifs varient en fonction de plusieurs critères.

Le type de local

Les sociétés de nettoyage tiennent compte des spécificités du local à nettoyer. Ainsi, les tarifs de nettoyage de bureaux seront différents de ceux d’un restaurant ou encore de ceux d’un hôpital. Le niveau de saleté, les normes sanitaires et de sécurité à respecter, et les surfaces à nettoyer sont autant d’éléments importants qui diffèrent d’un lieu à un autre.

Le type de prestation

La plupart des entreprises proposent des tarifs pour des prestations spécifiques, à l’instar du nettoyage des sols, de celui des vitres, de la façade ou encore de celui des moquettes. Dans la pratique, plus la tâche est difficile, plus le tarif est élevé.

Le département d’intervention

Les tarifs enregistrés à Paris et en île de France sont les plus élevés du pays. Les régions situées plus loin de la capitale enregistrent des coûts généralement moins élevés. Cependant, il est possible de bénéficier de coûts réduits même à Paris en optant pour des tarifs d’abonnement plutôt que pour des forfaits horaires ou à la prestation. Cette solution est en effet plus avantageuse pour l’entreprise qui fait appel au prestataire expert en nettoyage. Cela lui permet en outre de ne plus se soucier de cette tâche.

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La dimension RSE

La Responsabilité sociale des entreprises (RSE) est un concept qui peut également influencer le coût des prestations d’entretien. Susceptible d’être porté aussi bien par l’entreprise qui emploie que par la société de nettoyage, ce concept met notamment en avant l’utilisation de produits non chimiques, respectueux de l’environnement. Il faut préciser que les exigences RSE visent toutes à améliorer le bien-être des humains et la préservation de la planète.

Pour l’entreprise, cela peut se traduire par des coûts plus élevés, notamment en ce qui concerne l’acquisition de produits biotechnologiques de dernière génération, ou encore l’achat de matériel performant pour réduire la pénibilité du travail des agents d’entretien. Dans tous les cas, on constate des répercussions sur le coût des prestations d’entretien des bureaux.

L’importance des agents d’entretien

Avec la crise sanitaire, les agents d’entretien ont été mis en avant. La profession, autrefois peu considérée, connaît aujourd’hui de grands changements et une véritable reconnaissance. De ce fait, les entreprises réorganisent leurs équipes et revoient leurs méthodes de fonctionnement. Il faut noter par exemple le fait que le nettoyage se fasse désormais en journée (au lieu de tard le soir ou au petit matin). La nécessité d’avoir des locaux toujours propres requiert une réorganisation du temps de travail.

De même, les risques courus par ces agents d’entretien sont énormes et nécessitent une revalorisation salariale. Ces éléments poussent les sociétés à faire suivre à leurs employés des formations spécialement dédiées aux méthodes de nettoyage liées au Covid-19. Ces aspects entrent donc en ligne de compte pour la mise à jour de la tarification des services de nettoyage.

La réduction des coûts d’entretien des locaux professionnels

Le conseil qui est généralement donné aux entreprises soucieuses de bénéficier de locaux toujours propres est de souscrire un contrat annuel avec la société d’entretien avec laquelle elles collaborent. Il s’agit d’une pratique judicieuse, car un abonnement permet de fixer un coût global pour les prestations. Cependant, avant toute signature de contrat, il faut définir un cahier des charges précis avec la société de nettoyage et surtout demander un devis.

La définition d’un cahier des charges

Comme indiqué plus haut, il est plus simple et moins coûteux de souscrire un abonnement annuel auprès de la société de nettoyage. Cette dernière, en tenant compte des critères énumérés ci-dessus et également de la superficie à nettoyer, fixe un tarif horaire ou journalier global. La définition d’un cahier des charges permet de limiter les dépenses, car cela permet aux deux protagonistes de discuter des différents termes du contrat qu’ils s’apprêtent à signer.

L’entreprise qui engage la société de nettoyage aura la possibilité de préciser quel degré de prestation elle souhaite (ce qu’elle veut ou pas, ce qui est dans ses moyens ou non, etc.). Des éléments comme l’achat des produits d’entretien ou celui du matériel de nettoyage seront définis et chacune des deux entreprises saura exactement à quoi s’en tenir.

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La comparaison de devis

De nos jours, il est facile d’entrer en contact avec des entreprises de différents secteurs par le biais de leur site internet. Les sociétés d’entretien professionnel n’échappent pas à cette règle. Ainsi, il suffit de faire une recherche internet en spécifiant la zone d’implantation des locaux à nettoyer, pour avoir accès à la liste et aux contacts de toutes les sociétés de nettoyage présentes dans un périmètre plus ou moins large.

Consulter ces différents sites permet d’avoir une meilleure idée du fonctionnement interne, des prestations et des prix pratiqués. Les avis d’anciens clients sont souvent exposés sur ces pages. Il est vivement conseillé d’en prendre connaissance afin de mesurer la qualité du travail accompli par la structure, ainsi que sa notoriété.

L’étape la plus importante ici est la demande de devis. Elle permet d’évaluer les prestations de la société de nettoyage en fonction du budget qui sera alloué. L’idéal est de demander plusieurs devis afin de comparer les tarifs proposés en fonction des prestations. Par la suite, le choix doit naturellement se porter sur le prestataire dont les tarifs correspondent aux attentes de l’entreprise.

Pour faciliter les recherches sur internet, notez qu’il existe des sites de mise en relation avec des professionnels des services d’entretien. Vous pouvez y avoir recours, mais sur certains sites, vous devez vous attendre à payer une commission pour la mise en relation avec des partenaires potentiels.

Le ménage participatif

La sensibilisation des salariés des entreprises aux règles d’hygiène fait partie des impératifs du protocole national santé et sécurité. Ainsi, il est important que ces derniers soient informés des mesures prises par leur employeur pour maintenir les locaux propres. En outre, il est possible aux employeurs de solliciter l’aide de leurs salariés pour des tâches de nettoyage de routine (nettoyage des espaces et matériels de travail, vaisselle, vidage des ordures, etc.).

En fonction de l’activité menée par l’entreprise, il faut trouver les moyens pour parler de l’hygiène au travail et surtout pour mettre en application tous les conseils donnés en ce sens. On constate que le ménage participatif intéresse surtout les petites entreprises. Cela permet de maintenir les locaux propres en attendant que la société de nettoyage vienne procéder à un nettoyage en profondeur de façon périodique.

Le ménage participatif nécessite l’acquisition de produits d’entretien divers. Ceux-ci doivent être rangés et manipulés avec beaucoup de soin afin de ne blesser personne. Au besoin, les salariés doivent être formés à l’utilisation de certains matériels et produits. Cependant, au-delà de tout ce qui précède, il est essentiel de préciser que la recherche d’une éventuelle réduction de coût ne doit pas surpasser celle de la qualité et de l’expertise.

L’aménagement des locaux

La réduction du budget d’entretien peut être effective si les locaux sont aménagés de manière à faciliter le nettoyage. Ceci passe notamment par le choix des matériaux pour l’aménagement interne des locaux. Par exemple, des sols en vinyle ou PVC sont plus faciles à entretenir que des moquettes ou du parquet. Par ailleurs, il est plus facile de nettoyer des espaces ouverts plutôt que des bureaux fermés, car cela évite à l’équipe de nettoyage des déplacements et des manipulations.

Un autre exemple est l’installation d’un ventilateur disposant d’un purificateur d’air afin d’assainir celui-ci dans toutes les pièces du local. Ces exemples montrent qu’un aménagement bien pensé en amont (depuis l’étape de construction) permet de faciliter le nettoyage et de réduire les coûts de celui-ci par la même occasion.

L’usage de produits d’entretien enzymatiques

Les enzymes sont des molécules qui se retrouvent aussi bien dans le corps humain que dans la nature. Il en existe de différentes sortes et chaque enzyme a une action spécifique. Grâce à des travaux de recherche très élaborés et poussés, un grand nombre d’enzymes a été analysé puis certaines ont été mélangées afin d’obtenir des solutions particulièrement efficaces pour le nettoyage.

Ces produits sont des solutions alternatives à l’utilisation de produits chimiques, polluants et nocifs pour l’environnement. Les solutions enzymatiques sont naturelles et ne représentent aucun danger pour les hommes ou la planète. Si la société de nettoyage que vous employez n’utilise pas de tels produits, vous pouvez vous tourner vers une structure qui en utilise, ou vers une qui utilise d’autres types de produits naturels et écologiques.

En ce qui concerne les solutions enzymatiques, elles sont formulées à un haut niveau de concentration et ne doivent être utilisées qu’en petites quantités. Il s’agit là d’une économie de fonctionnement qui se répercute ensuite sur la facture finale. Il faut aussi préciser que les produits enzymatiques ne moussent pas. Il n’est donc pas nécessaire de les diluer dans de l’eau ou de les rincer.

Ainsi, la quantité d’eau utilisée, aussi bien pour laver que pour rincer, est moindre, et une économie substantielle est faite à ce niveau. Par ailleurs, ces produits étant conçus pour des tâches précises ne nécessitent pas d’efforts inutiles pour frotter ou récurer les surfaces. La procédure de nettoyage est donc facilitée et prend moins de temps, ce qui entraine également des économies.

N’hésitez pas à vous renseigner sur ces solutions alternatives et à les adopter pour réduire les coûts d’entretien de vos bureaux.

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