Entreprise : comment mieux gérer les appels entrants ?



La bonne gestion des appels entrants d’une société joue un grand rôle dans l’image qu’elle véhicule. Savoir gérer convenablement ses appels est un gage de sérieux. Voici des conseils pour vous aider à optimiser la gestion de votre accueil téléphonique.

Utilisez le serveur vocal interactif pour gérer vos appels entrants

Le serveur vocal interactif ou SVI est une interface automatique qui met plusieurs services à la disposition des interlocuteurs via un téléphone interposé. Il assure la gestion de l’accueil téléphonique en prenant en charge tous les appels entrants puis en les orientant vers le service approprié. En tapant certains chiffres sur le clavier de son téléphone, l’appelant parvient à trouver l’information désirée et à joindre le service souhaité. L’utilisation du serveur vocal interactif offre plusieurs avantages à l’entreprise. Les appels sont redirigés vers le bon service. Les interlocuteurs peuvent également laisser leur message sur le serveur vocal de l’entreprise.

Il s’agit aussi d’une solution très économique, car la société n’a plus besoin de recruter un standardiste. L’autre avantage est que le contact de l’appelant est automatiquement enregistré. Ainsi, le numéro peut être facilement redirigé lors d’un prochain appel. Vous pouvez donc trouver des solutions pour serveur vocal interactif afin d’assurer la gestion de votre accueil téléphonique et ainsi rendre votre interface encore plus intuitive. Les employés seront ainsi moins sollicités et se concentreront plus sur l’activité principale de l’entreprise. Le prix du serveur vocal interactif est inclus dans celui du standard téléphonique. Sinon, vous devez acheter le logiciel ou le faire installer par une agence spécialisée.

serveur vocal interactif

Externalisez la gestion des appels entrants

Pour une gestion efficace de vos appels entrants, vous pouvez aussi recourir à une agence professionnelle équipée de terminaux et de logiciels adéquats. Cette option vous amène à disposer d’un standard téléphonique externalisé géré par une agence professionnelle. Vous pourrez ainsi bénéficier d’une expertise en matière de gestion d’appels téléphoniques. L’agence professionnelle est spécialisée en gestion téléphonique. Elle assure un accueil personnalisé, la prise de rendez-vous et de messages. Elle effectue aussi le tri des appels prioritaires et des urgences. Elle fait une transmission précise et rapide des messages et procède au filtrage des appels non désirés.

De plus, un cabinet professionnel possède des compétences en technique de négociation. Il sait comment gérer efficacement les appels difficiles, les réclamations ainsi que les files d’attente. Il dispose d’une bonne connaissance des techniques de l’accueil au téléphone. Cela lui permet de prendre en charge plusieurs appels simultanément. Les plages horaires où les pics d’appels sont importants sont parfaitement gérées en toute autonomie.

Assurez la qualité de votre accueil téléphonique

L’expérience client débute dès le premier contact. Il est donc impératif de mettre en place des procédures permettant de qualifier et d’enregistrer chaque appel entrant. Ceci dans le but de réaliser un suivi interne. Cette stratégie est à mettre en pratique, quelle que soit la solution de gestion des appels choisie. L’entreprise doit faire en sorte d’avoir accès à un maximum de données statistiques afin d’ajuster au besoin les techniques et procédures de gestion client. L’accès à ces données statistiques permet également d’avoir une vue claire et objective sur les points à améliorer pour répondre efficacement aux attentes de la clientèle.

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