Les documents importants liés à la vie d’une personne physique ou morale doivent être soigneusement conservés pour d’éventuelles consultations juridiques, administratives ou économiques ultérieures. Le processus standardisé de stockage et de conservation sécurisée des informations inactives (sous format numérique ou papier) d’une organisation est appelé archivage de documents. Comment optimiser votre système d’archivage de documents en entreprise ? Des réponses dans cet article.
Sommaire de l'article
Quel type de local est parfait pour l’archivage des documents ?
L’organisation de l’espace disponible et du rangement doit faciliter le stockage périodique des documents tout en optimisant l’accessibilité des archives dès que nécessaire. Aménager un local personnel pour l’archivage des documents est possible, mais s’avère très difficile et coûteux, au vu de toutes les normes strictes à respecter pour un archivage sécurisé et durable.
Une alternative plus efficace et flexible est de solliciter les services d’une société de location de box de stockage de documents en mode self-stockage ou de rangement dans un garde-meuble. En contactant une entreprise spécialisée pour louer un box ou un garde-meuble dans le 77 par exemple, vous pouvez bénéficier de services à la carte à très bon prix pour archiver durablement et efficacement vos documents.
Le stockage des documents dans un garde-meuble consiste à placer les archives classées dans des cartons conditionnés dans un container scellé. Si vous choisissez plutôt la location de box en self-stockage, vous pouvez disposer d’un accès libre à l’unité de stockage pour organiser l’espace selon vos besoins d’archivage. Dans le cadre d’un self-stockage, le prestataire peut vous proposer de ne payer que pour la surface de stockage utilisée.
À condition de choisir un prestataire fiable qui présente toutes les garanties solides nécessaires pour la conservation des documents, la location de box de stockage constitue une solution pratique, flexible et économique pour votre entreprise. Voici les contraintes techniques à respecter pour un local d’archivage de documents performant.
La sécurité des lieux
Il est important d’installer tous les dispositifs fiables de sécurité nécessaires pour empêcher le vol des documents. Les sociétés d’externalisation de l’archivage installent ainsi un système de vidéosurveillance pour contrôler 24/7 tous les mouvements au niveau des box et des garde-meubles. Toutes les portes du local doivent être équipées d’un système d’alarme qui se déclenche automatiquement en cas d’entrée non autorisée. Le local d’archivage est aussi doté d’un détecteur d’incendie à la pointe de la technologie. Pour protéger le site et contrôler les entrées et les sorties, l’aide de gardiens maîtres-chiens bien entraînés peut aussi être nécessaire.
Les conditions climatiques
Les archives doivent être conservées dans un local dont la température ambiante varie entre 16 et 20 °C. Cette température doit être maintenue de façon permanente, peu importe les saisons. Le taux d’humidité doit quant à lui varier entre 45 et 60 %, selon les propriétés physicochimiques des documents à entreposer. Par exemple, pour le stockage des documents papier, une température constante de 18 °C et un taux d’humidité moyen de 45 à 55 % sont recommandés dans l’emplacement de conservation.
Pour les périodes d’hivernage, le local doit être convenablement chauffé grâce à des dispositifs limitant grandement les risques d’incendie. Une bonne ventilation du local est essentielle, peu importe la saison. Il est aussi nécessaire d’isoler le local par l’extérieur pour limiter les variations importantes de température à l’intérieur qui peuvent accélérer la dégradation des documents.
L’aménagement de la salle d’archivage
Le local idéal pour l’entreposage des documents doit disposer d’une hauteur sous plafond minimale de 2,50 m. Il est aussi nécessaire de respecter une résistance au sol variant entre 1200 kg/m² et 1700 kg/m² en fonction de la hauteur et du caractère mobile ou non des rayonnages installés. Pour éviter la propagation du feu, le local doit être doté de portes et de murs coupe-feu. Toutes les issues de secours doivent être équipées de portes de sécurité qui peuvent s’ouvrir facilement de l’intérieur. D’ailleurs, les rayonnages pour le self-stockage ou l’entreposage en garde-meuble doivent idéalement être réalisés en métal traité contre la corrosion.
Ce type de rayonnage métallique résiste très bien aux agressions extérieures et est moins sujet aux risques d’incendie, comparativement au rayonnage en bois. En cas d’incendie, il doit être possible d’accéder facilement à des extincteurs à eau sans additifs sur le site. Pour éviter tout risque d’infiltration d’eau et d’augmentation de l’humidité ambiante, il est essentiel de réussir les travaux d’étanchéité de la salle d’archivage des documents. Il faut aussi s’assurer qu’aucune canalisation d’eau ne passe en dessous ou au-dessus des rayonnages.
Enfin, l’éclairage dans le local ne doit pas exposer les archives à la lumière du soleil pendant longtemps. Les sources de lumière artificielle placées au niveau du plafond des allées doivent dégager un éclairement lumineux de 100 à 150 lux.
Pourquoi l’archivage des documents est-il essentiel pour les entreprises ?
L’activité de l’entreprise engendre la production de documents de toutes sortes au cours de sa vie. Il s’agit par exemple des documents fiscaux, commerciaux, juridiques, immobiliers, bancaires, etc. La conservation efficace de ces informations permet de protéger les droits de l’entreprise quand la production de documents à valeur probatoire est exigée. C’est pour cela qu’il est indispensable de trouver un local savamment construit, aménagé et sécurisé pour la préservation des informations capitales de l’entreprise.
Grâce à Internet, vous pouvez trouver en quelques clics des sociétés d’archivage pour professionnels. N’hésitez pas à visiter vous-même les locaux pour vérifier la qualité des dispositifs de sécurité et des systèmes de préservation de documents que le prestataire propose.
L’archivage de documents est une obligation légale
La loi prévoit des durées légales d’archivage pour chaque catégorie de document. En France par exemple, la durée de conservation légale des documents commerciaux est généralement de 5 à 10 ans, en fonction de l’importance et de la qualité des opérations effectuées. Après leur production et leur utilisation, ces documents doivent être sécurisés et protégés contre les risques de détérioration physique, de vol, d’inondation ou d’incendie.
Un archivage réalisé dans les règles de l’art permet de prouver que les documents n’ont pas été falsifiés. En d’autres termes, l’entreprise doit assurer l’authenticité, l’intégrité physique et la confidentialité de ces documents.
L’archivage des documents protège les droits de l’entreprise
En cas de litige, la présentation de certains documents anciens peut aider l’entreprise à rétablir ses droits. Sans un archivage efficace, ces documents peuvent se perdre, devenir inutilisables, car leur état s’est dégradé ou encore être impossibles à trouver. L’archivage garantit la disponibilité et l’accessibilité rapide de tous les documents conservés. L’entreprise ne perdra pas de temps ni d’argent pour produire des justificatifs nouveaux ou recréer un document perdu important pour le dénouement favorable du dossier litigieux.
Au cours d’un audit par une autorité officielle compétente, l’entreprise est tenue de présenter tout document nécessaire aux inspecteurs, si la durée de conservation légale de ce dernier court toujours. Si l’entreprise ne peut pas le faire en raison d’un système d’archivage défaillant, elle s’expose aux sanctions prévues par les textes spécialisés.
L’archivage des documents permet de pérenniser l’activité
La préservation en bonne et due forme du patrimoine documentaire de l’entreprise facilite le suivi et l’analyse de l’évolution de l’entreprise. L’association de certains documents permet de reconstituer fidèlement l’histoire de l’entreprise à toutes fins utiles. Éventuellement, l’analyse des tendances lourdes du passé permettra de mieux planifier les actions du présent pour atteindre les objectifs de rentabilité de l’entreprise.
Quelques conseils pour bien entreposer les documents
Si vous souhaitez gérer en interne l’archivage de vos documents, il est important de responsabiliser une équipe pour cette tâche. L’entreprise doit donc engager un archiviste qui se chargera de définir, conduire, suivre et évaluer la politique d’archivage des documents au sein de l’organisation. Il veillera à ce que l’aménagement du local des archives respecte scrupuleusement les exigences des normes en vigueur pour le stockage et la conservation pérenne des documents d’une organisation. L’archiviste s’assure que chaque étape du processus se déroule bien :
- identification et vérification de l’authenticité des documents,
- classement des informations,
- stockage des archives avec les dispositifs adéquats (rayonnages, cartons, armoires, bacs, etc.),
- distribution et gestion des accès pour la consultation des documents,
- classement final ou destruction de l’archive.
Si vous souhaitez externaliser le processus d’archivage de vos informations, il est important de vérifier que la société choisie respecte les exigences de la norme NF Z40-350 de novembre 2021. Elle est relative aux prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents sur supports physiques.
Par ailleurs, certains logiciels sécurisés basés sur le cloud vous proposent de conserver efficacement vos informations d’activité de manière dématérialisée. Ici, vous devez vous assurer que la solution numérique respecte toutes les exigences du RGPD et de la norme NF Z42-013 de novembre 2020 de l’AFNOR sur l’archivage électronique.