Qu’est-ce qu’un factor (société d’affacturage) ? Quel est son rôle ?

De nos jours, plusieurs entreprises mettent la clé sous la porte pour des raisons d’impayés de leurs clients. Si vous êtes un entrepreneur, vous devez savoir que les impayés peuvent constituer de grands handicaps pour les PME et TPE. En effet, lorsque les dettes deviennent trop importantes, les sociétés sont dans l’incapacité de faire face à leurs charges. Du coup, elles ne peuvent plus développer leurs différentes activités et tombent dans la faillite. Pour éviter cette situation, la meilleure solution est de recourir au procédé d’affacturage. Il s’agit d’une technique de financement qui permet d’encaisser rapidement les factures sans être obligé d’attendre la date d’échéance de paiement. Pour cela, vous devez donc collaborer avec un factor. Envie de mieux connaître ce prestataire ? On vous dit tout.

Qu’est-ce que c’est qu’un Factor ?

Encore appelé société d’affacturage ou affactureur, le factor est un établissement de crédit qui offre aux entreprises voulant simplifier leur gestion et renforcer leur trésorerie des services d’affacturage. Mais c’est quoi exactement l’affacturage ? Connu également sous l’appellation anglaise de « factoiring », il s’agit d’une solution à la fois simple et pratique qui vous permet de financer vos besoins en trésorerie. Elle permet aux entreprises notamment les PME et TPE de transmettre leurs créances commerciales à un établissement financier (le factor). Celui-ci met alors à la disposition de l’entreprise concernée la somme correspondante, et cela, dans un bref délai. Grâce à cette technique, vous n’aurez plus besoin d’attendre la date d’échéance de vos factures pour disposer des fonds dont vous avez besoin pour faire fonctionner votre entreprise. Ainsi, vous êtes épargnés des éventuels retards et vous pourrez continuer à opérer vos activités en toute sécurité.

Les services d’une société d’affacturage

Un factor offre généralement trois types de prestations. Ainsi, nous avons :

• le financement de la trésorerie: C’est le factor qui procède à l’achat des créances des clients de l’entreprise concernée et qui avance la somme correspondante. La marge qu’il prélève dépend notamment du niveau de risque de défaillance des débiteurs ;
• le recouvrement des créances: la société d’affacturage se charge de relancer les débiteurs et de recouvrer leurs dettes. Elle doit réaliser ainsi les démarches d’encaissement et engager des procédures judiciaires quand aucune solution amiable n’est possible ;
• l’assurance-crédit: elle garantit le client contre le risque de non-paiement. Si vous souhaitez jouir de ce service, l’affactureur devra analyser la solvabilité des débiteurs en analysant les comptes annuels de chacun d’entre eux. Ce n’est qu’après cette évaluation, qu’il peut déterminer le niveau de garantie qu’il peut vous accorder sans prendre un risque excessif. Au cas où vous ne souscririez pas à une assurance-crédit, la société d’affacturage peut bloquer une partie du montant des sommes encaissées. C’est cela qu’il utilisera pour faire face aux éventuels impayés. N’oubliez pas que c’est lui qui devra endosser la responsabilité au cas où il y aurait des impayés.

Il faut dire qu’une entreprise dispose de deux manières pour payer une société d’affacturage. Elle peut soit opter pour la commission d’affacturage qui rémunère le service de recouvrement ou pour la commission de financement qui rémunère l’avance sur trésorerie. Dans le premier cas, le factor va facturer des commissions proportionnelles aux sommes recouvrées et dans le second cas, il facture des intérêts qui sont calculés selon les montants avancés.

Quelles sont les missions du factor ?

Comme vous pouvez déjà le deviner, le principal rôle d’un factor est d’avancer les fonds puis de s’occuper des procédures liées aux factures et créances. Afin de pouvoir bien assurer cette fonction, le factor doit remplir certaines missions clés. Les voici :

• Surveiller votre situation financière: au vu des risques liés à l’opération, le factor peut procéder à une étude préalable qui lui permettra de s’enquérir de votre situation financière. Cette tâche va constituer donc à observer les bilans des trois dernières années de même que vos statuts sociaux. Il voudra également connaître les difficultés de recouvrement que vous rencontrez ;
• Auditer les clients: cette phase va permettre au factor de connaître le statut des clients qu’il aura en charge et d’analyser les risques d’insolvabilité. Il pourra ainsi définir la stratégie à adopter pour le recouvrement ;
• Définir une méthode de recouvrement personnalisée: en se basant sur les informations obtenues suite à l’audit, le factor va définir un plafond de créances pour chacun de vos clients. Vous devez donc les informer vos clients que leurs factures ont été transférées à une société d’affacturage. Il faudra veiller à envoyer à cette dernière une copie des factures qui va comporter toutes les informations sur les conditions de paiement convenues initialement ;
• Constituer un fonds de garantie pour les impayés: il est possible que certains de vos clients finissent par ne pas honorer leurs dettes. Pour prévenir ces genres de situations, l’entreprise spécialisée constitue donc pour vous chez lui, un fonds de garantie en retenant de côté chaque mois, un montant proportionnel à vos entrées. En cas d’impayés, elle va puiser dans le fonds de garantie pour récupérer le montant des factures impayées. D’ailleurs, c’est pour cela qu’il est recommandé de souscrire à une assurance-crédit lorsque vous réalisez un contrat avec un factor.

Bon à savoir : Notez que les affactureurs agréés se regroupent au sein de l’association française des sociétés financières ou ASF.