Le prestataire de paie est une personne ou une structure spécialisée qui fournit un soutien fiscal, juridique et comptable aux entreprises. Sa mission est de s’assurer que chaque employé reçoit son bulletin de paie dans le délai souhaité avec un taux d’erreur quasi inexistant. En externalisant leur gestion de la paie, les sociétés se voient alors soulagées d’une lourde charge administrative. Nous faisons le point sur 5 éléments qu’un prestataire de paie doit absolument maîtriser.
Sommaire de l'article
- 1 CSG et CRDS : deux notions à maîtriser par le prestataire de paie
- 2
- 3 La maîtrise des absences du salarié, un indispensable pour le prestataire de paie
- 4 Le calcul de la taxe sur les salaires, la base pour tout bon gestionnaire de paie
- 5
- 6 Les fiches de paie et la Sécurité sociale, deux éléments à cerner
- 7 Le calcul des heures supplémentaires sur la fiche de paie, un « must learn »
CSG et CRDS : deux notions à maîtriser par le prestataire de paie
Il faut savoir que le travail d’un prestataire de paie nécessite une maîtrise parfaite de nombreuses notions aussi complexes que délicates afin de pouvoir établir des bulletins de paie conformes et exempts d’erreurs. C’est dans ce contexte que la CSG (contribution sociale généralisée) et la CRDS (contribution au remboursement de la dette sociale) entrent en jeu. Placées dans la rubrique « cotisations sociales », elles font partie des mentions obligatoires du bulletin de paie. Ce sont des impôts prélevés sur le salaire brut qui, par la suite, seront versés et contrôlés par l’Urssaf.
En ce qui concerne leur utilité, ces deux contributions ont été créées afin de financer la protection sociale et de résorber l’endettement de la sécurité sociale. À titre indicatif, le taux de la CSG mis en œuvre en 2023 pour les revenus d’activité est de 9,2 %. Quant à celui de la CRDS, il se situe à 0,5 % [1]. Notez toutefois que ces pourcentages ainsi que leurs critères de calcul peuvent évoluer au fil du temps. Il est alors crucial que le prestataire de paie sache effectuer une veille juridique et sociale.
Sa tâche consiste, entre autres, à suivre régulièrement l’actualité juridique, surtout autour des prélèvements obligatoires, afin d’anticiper d’éventuels changements. En connaissance d’une nouvelle règle, il est en mesure de l’appliquer au bon moment, évitant ainsi de commettre des erreurs passibles de sanctions par l’Urssaf. Le prestataire de paie veille à ce que les fiches de paie établies soient en tout temps en conformité avec la loi en vigueur. Cela octroie de nombreux avantages à l’entreprise pour laquelle il travaille, sans parler du gain de temps et de la tranquillité d’esprit.
La maîtrise des absences du salarié, un indispensable pour le prestataire de paie
Pour un gestionnaire de paie, la maîtrise des absences du salarié est essentielle à l’exercice de sa fonction. Cette absence se définit, en effet, par la période où l’employé ne se présente pas à son poste. C’est la durée pendant laquelle il n’accomplit pas le travail qui lui a été confié. Cette durée peut correspondre à :
- des repos médicaux,
- des grèves,
- des RTT,
- des accidents du travail,
- des congés rémunérés ou non rémunérés, etc.
Les absences doivent être incluses pour chaque personne concernée dans le cadre des éléments variables du bulletin de paie. Si vous êtes par exemple en congé payé, une mention y afférente sera visible sur votre bulletin de salaire. Concrètement, tous les renseignements relatifs à l’absence de chaque employé doivent être transmis au responsable de paie. C’est lui qui les gère avec attention et rigueur afin d’éviter toute erreur lors du calcul du salaire. En effet, les conséquences sur la fiche de paie diffèrent selon le motif de l’absence ainsi que les textes en vigueur au sein de l’entreprise.
Il peut s’agir d’un paiement partiel, intégral ou d’une retenue proportionnelle au temps d’absence. Vous l’aurez compris, il est primordial que le prestataire de paie maîtrise chaque aspect qui entoure les absences du salarié. En premier lieu, il calcule le temps de travail effectif de chacun des employés. Ensuite, il identifie la raison de leur absence en appliquant à chacune le traitement adapté. Il vérifie entre autres l’indemnisation appropriée aux accidents de travail, aux maladies ou aux congés payés en se référant à l’accord d’entreprise et au Code du travail.
Le calcul de la taxe sur les salaires, la base pour tout bon gestionnaire de paie
Le calcul de la taxe sur les salaires est une notion un peu plus complexe que le gestionnaire de paie doit maîtriser. Pour vous aider à y voir clair, il est impératif de revenir à un point fondamental. Par définition, il s’agit d’un impôt dont doivent s’acquitter les dirigeants à partir des rémunérations qu’ils versent à leurs employés. Toutefois, certaines entreprises ne sont pas affectées par cette règle, mais en général, elle est applicable à toutes celles qui sont non assujetties à la TVA.
En entrant dans les détails, les éléments de base utilisés afin de calculer cet impôt sont le taux et l’assiette. En effet, un barème est publié annuellement par les autorités compétentes. Celui-ci contient l’intervalle de salaire concerné à un taux défini. Ce dernier est d’ailleurs « progressif », c’est-à-dire que plus le revenu perçu par un salarié est élevé, plus le pourcentage augmente. L’assiette, quant à elle, concerne une rémunération brute annuelle versée par l’employeur incluant en plus :
- l’intéressement,
- la participation,
- la part patronale de retraite supplémentaire,
- les contributions patronales de prévoyance complémentaire.
La base de calcul de la taxe sur les salaires correspond au salaire brut annuel d’un employé multiplié par le taux. La somme obtenue sera ensuite additionnée à celle de tous les autres salariés pour avoir le montant total à payer. L’opération s’effectue alors salarié par salarié. Cependant, il faut savoir que tout ce processus ne constitue que la pointe de l’iceberg, il existe encore de nombreux détails qui influencent le résultat final.
Vous l’aurez compris, l’établissement des fiches de paie ne consiste pas uniquement à intégrer les éléments fixes et variables dans un programme informatique, puis de faire le calcul en sortant le salaire net exact de chacun des employés. Il faut cerner le pourquoi du comment de chacune des notions constituant ces bulletins. De plus, ces derniers doivent être créés en conformité avec les usages de la société, le droit du travail, la convention collective applicable et le contrat de travail. Par ailleurs, le logiciel de paie, même s’il est bien paramétré, n’est qu’un simple outil permettant de faciliter la tâche. Un bon gestionnaire de paie contrôle toujours l’exactitude des fiches de paie avant de les envoyer.
D’ailleurs, en parlant de notions, celle de la Sécurité sociale mérite d’être soulignée. En effet, certaines prestations sociales nécessitent la connaissance d’un montant dit « Plafond de la Sécurité sociale » pour être calculées. Cela concerne, entre autres, l’assurance vieillesse, les pensions d’invalidité et les indemnités journalières maternité. Il est du devoir du gestionnaire de paie de se tenir au courant du montant PSS, car il affecte un certain nombre d’éléments présents sur la fiche de paie. Il est réévalué tous les ans en se basant principalement sur l’évolution du SMIC (salaire minimum interprofessionnel de croissance).
Le calcul des heures supplémentaires sur la fiche de paie, un « must learn »
À titre indicatif, la durée légale de travail est globalement de 35 h par semaine [2]. De ce fait, toute heure de travail accomplie au-delà de cette limite est considérée comme une heure supplémentaire. C’est dans cette circonstance qu’intervient le prestataire de paie. En effet, le volume d’heures en surplus est majoré de 25 % si celui-ci est de 8 h ou moins. Dans le cas contraire, soit au-delà de 8 h, la majoration s’élève à 50 % [2].
Notez que le pourcentage dédié à la tranche 8 h ou moins est susceptible de diminuer en fonction de la convention collective applicable dans l’entreprise. Toutefois, il ne doit pas être en dessous de 10 % [2]. Il est bon de noter que les heures supplémentaires peuvent être rémunérées, récupérées sous forme de repos compensateur ou les deux à la fois. En cas de paiement, il est impératif que les données y afférentes soient intégrées et visibles dans la section salaire brut du bulletin de paie. Plus important encore, ce temps de travail en surplus est exonéré d’impôt sur le revenu ainsi que de certaines cotisations sociales.
Sources :
[1] https://www.selexium.com/reduire-ses-impots/fiscalite/crds-csg/
[2] https://la-paie-facile.com/comment-calculer-les-heures-supplementaires/