Que ce soit à titre personnel, ou au sein d’une entreprise, gérer des projets fait partie du quotidien de tout le monde. Son aboutissement permet de performer à divers niveaux. Cela dit, pour mener à bien un projet tel qu’il soit, il est nécessaire de disposer d’un certain nombre d’outils de diverses natures. À ce propos, voici pour vous de quoi vous renseigner convenablement sur des outils capables de rendre la gestion de vos projets plus simple. Suivez !
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Le Diagramme de Gantt
Le Diagramme de Gantt est un outil spécifique d’aide à la gestion efficace d’un projet. Le plus souvent, en raison des multiples tâches à accomplir dans le cadre de la mise en œuvre d’un projet, il n’est pas souvent aisé de les avoir au bout des doigts ou même de les mémoriser. Ainsi, le Diagramme de Gantt vient pallier cette situation. De façon concrète, un tel outil vous permet de fragmenter votre projet en une suite de petites tâches et/ou activités qui vous permet de mieux comprendre l’évolution de votre projet.
Le Diagramme de Gantt indique, à cet effet, la durée de chaque tâche à réaliser. Rien qu’à sa vue, il vous sera plus simple d’avoir une vue d’ensemble et précise sur les différentes tâches ou activités qui composent un projet. Le Diagramme de Gantt aide donc à communiquer aisément sur la situation d’un projet au sein d’un environnement de travail donné.
Trello
S’il est possible d’affirmer sans risque de se tromper que le numérique ou digital prend de plus en plus d’ampleur dans le quotidien de tous, il est donc de rappeler également son importance dans la gestion des projets. Ainsi, Trello, à la fois numérique et facilement utilisable, est un outil très performant d’aide à la gestion d’un projet. Avec un tel outil, il devient plus facile de planifier la mise en œuvre d’un projet. Il offre la possibilité de répartir les tâches du projet entre les différents collaborateurs qui interagissent pour sa réussite.
Il permet le plus aux dirigeants de coordonner comme il se doit les différentes activités dans le cadre d’un projet. Au niveau de l’espace qui sera le vôtre, vous pourrez créer plusieurs colonnes dont les cartes peuvent correspondre aux différentes activités à accomplir dans le cadre du projet pour lequel vous aviez sollicité son appui.
Développement de la fonction qualité (QFD)
Pour qu’un projet puisse permettre d’atteindre les objectifs qui lui sont assignés, rien de tel que de veiller à ce que toutes les activités que sa mise en œuvre implique soient accomplies avec le sérieux et la minutie qui vont avec. C’est ainsi que le développement de fonctions qualité ou QFD devient un outil à la fois compétent et fortement utile pour la gestion d’un projet. Ce dernier est une aide précieuse à la gestion de la qualité de votre projet.
Il vous permet donc de créer ou d’établir des liens clairs entre les souhaits des clients ou de vos cibles et les fonctions du produit que vous aurez à leur proposer. Autrement dit, il s’agit d’un outil qui simplifie la communication de la demande client au responsable chargé de la conception ou du développement des solutions que vous mettez sur un marché donné.
Suivi de progression
Encore connu sous l’appellation de contrôle de progression, cet outil est une pépite pour la bonne gestion des projets. Son utilité principale étant bien sûr de donner des détails très clairs pour le suivi des progrès d’un projet. Il ne donne pas vraiment des détails précis au sujet de la durée correspondante aux diverses activités du projet, mais parvient tout de même à clarifier les personnes responsables ou en charge des tâches qu’exige la mise en œuvre d’un projet.
D’aucuns seront en droit de dire qu’un tel outil aide à situer les parts de responsabilité des membres d’un groupe embarqués dans la concrétisation d’un projet. Les dirigeants s’en servent, le plus souvent, pour apprécier les performances des membres de l’équipe de projet.
La matrice Cadre Logique (MCL)
Ici, l’outil qui vous est présenté est très utile pour la phase de conception d’un projet. Il s’agit tout bonnement de la matrice Cadre Logique. En effet, un tel outil est plus un document de travail. Il se présente le plus souvent sous la forme d’un tableau qui affiche clairement les tendances évolutives de votre projet. La matrice Cadre logique expose clairement les objectifs et les finalités de votre projet.
Dans son utilisation, elle vous aide à voir des détails sur les besoins du financement et l’utilisation des ressources. Dans la pratique, cette matrice se lit aisément de différentes manières : verticalement ou horizontalement. La vue du projet est tout bonnement globale et complète avec un tel outil d’aide à la gestion d’une intervention quelconque.
La matrice SWOT
On n’en parlera jamais assez, la gestion des ressources est un facteur déterminant qui conditionne la réussite de votre projet. Pour donc maîtriser les forces et faiblesses de votre équipe de projet, rien de tel que de s’en remettre aux bons soins de la matrice SWOT. Cet outil est très bénéfique pour l’évaluation interne et externe de votre équipe de projet tout simplement parce qu’il aide aussi à avoir une connaissance plus ou moins détaillée, voire complète, des opportunités et menaces qui menacent d’une manière ou d’une autre la mise en œuvre de votre projet.
Son utilisation requiert une réelle participation des membres de l’équipe de projet. Il est utile aussi bien pour la phase de démarrage de votre projet qu’à toute autre phase de son évolution ou de sa mise en œuvre. À chaque fois, cette matrice vous aidera à identifier les risques auxquels votre projet est exposé et vous donnera des options claires pour y remédier afin que les objectifs poursuivis par sa mise en œuvre soient atteints.
À retenir
En somme, il est à comprendre que les outils d’aide à la gestion d’un projet représentent des appuis via lesquels vous parviendrez à réussir ou à réaliser les différentes phases pour la mise en œuvre d’un projet. Dans leurs multitudes, ces outils sont censés vous aider à gagner du temps et à réduire la quantité d’effort à fournir par intervalle de temps afin que votre projet puisse porter les fruits espérés. Il ne suffit donc pas de les avoir pour performer. Plus que cela, il vous revient donc d’être à même de faire appel à la gamme d’outils qui correspond non seulement à la subtilité de votre initiative.
N’oubliez pas aussi la méthode scrum : lire cet article.