Le pilotage des processus métier est un élément crucial pour améliorer l’efficacité et la qualité au sein d’une entreprise. Et cela, de plus en plus d’organisations en prennent conscience. Cette problématique émerge progressivement en tant que priorité stratégique des équipes opérationnelles et des directions générales. Lesquelles recherchent désormais les outils nécessaires pour améliorer la gestion de leur processus.
Qu’est-ce qu’un processus d’entreprise ?
Le terme processus désigne, selon les règles ISO, une série d’actions corrélée qui transforme de façon synergique des éléments d’entrée en élément de sortie grâce à des ressources bien définies.
Les éléments d’entrées comprennent toute la phase de déroulement du processus, tandis que ceux de sorties correspondent aux résultats.
Le processus est donc la ligne de l’entreprise, il décrit quoi faire et dans quel ordre cela doit être.
Les ressources utilisées pour l’accomplir peuvent être aussi bien des objets physiques comme des chaînes logistiques, ou des objets immatériels comme des informations et des données.
S’ils prêtent souvent à confusion, un processus est à distinguer d’une procédure, qui elle, n’est qu’une composante du premier.
Le processus correspond donc à un ensemble de procédures mis en œuvre grâce aux contributions des collaborateurs d’une entreprise pour arriver à un résultat donné. Il implique une vision transversale de l’organisme. D’où la nécessité de disposer des données cohérentes pour établir un processus efficace.
Il existe plusieurs types de processus. Comme cas concret, on peut citer :
- Les processus de recherche et développement ;
- Les processus de conception ;
- Les processus de livraison.
À cette liste non exhaustive peuvent s’ajouter les processus de formations, de fabrication ou encore d’entretien.
Quel est l’impact des processus et de leurs pilotages sur la gouvernance de l’entreprise ?
Le pilotage des processus est vital pour la gouvernance d’une entreprise. Concrètement, cette action consiste à superviser, coordonner et contrôler les processus en vue d’assurer leur bon fonctionnement.
Les avantages qui en découlent sont nombreux. L’évaluation continue des processus permet d’identifier les éventuelles inefficacités ou les dysfonctionnements présents et de les résoudre rapidement. Ce qui favorise de manière considérable la croissance de votre organisme.
Elle permet également d’avoir une vision claire des activités et des responsabilités de chaque collaborateur. Ce qui favorise à son tour la communication entre les équipes et améliore la créativité ainsi que la productivité (mesure des kpi).
Lorsque les processus sont bien pilotés, cela permet également aux gouvernants de l’entreprise de prendre des décisions éclairées. À cet effet, il existe plusieurs leviers à prendre en compte.
L’un d’eux est l’utilisation des logiciels de gestion BPM. Ces systèmes permettent globalement de modéliser, d’automatiser et de surveiller les processus clés de l’entreprise en vue d’évaluer ses performances.
Quelle est l’importance de la digitalisation des processus pour structurer et dématérialiser les échanges ?
La digitalisation des processus est le résultat d’un ensemble de mécanismes mis en place grâce à des outils informatiques pour numériser ceux-ci.
Elle vise non seulement à faciliter l’élaboration, mais aussi leurs conservations et leur transfert.
Avantages de la digitalisation des processus
La digitalisation permet, en outre, de réduire la marge d’erreur, et par conséquent de faciliter les prises de décisions éclairées. L’ensemble de ses actions contribue à leur tour à l’émergence de l’entreprise.
Par ailleurs, lorsque les processus ne sont pas digitalisés, votre entreprise s’expose à plusieurs problèmes dont la récurrence peut être fatale pour son essor. On observe ainsi chez les structures concernées :
- Des retards de livraisons ;
- Des tensions fréquentes entre les différentes équipes ;
- Des données de mauvaise qualité.
Par ailleurs, la sécurité des informations est fortement limitée si les ressources ne sont pas digitalisées. Dans le cas d’un incendie par exemple, les données matérielles sont généralement perdues, alors qu’elles peuvent être restaurées si elles avaient été enregistrées dans le cloud.
Pour toutes structures qui cherchent à rester compétitives, à prospérer, la digitalisation des processus est donc fondamentale.
Quels outils pour digitaliser les processus ?
La digitalisation des processus induit une profonde réorganisation des opérations et une optimisation des séquences de tâches récurrentes. À cet effet, elle doit être réalisée avec un certain nombre d’outils appropriés. Entre autres :
- Un système de gestion électronique des document (GED) ;
- Une plateforme de gestion de flux de travail ;
- Une solution de signature électronique ;
- Un logiciel de gestion de projet ;
- Un outil d’automatisation des processus.
Chacun de ses outils sert un but précis. Le GED par exemple est principalement utilisé pour organiser et stocker les documents et informations de l’entreprise. Facilitant ainsi l’accès aux contenus et permettant une meilleure traçabilité des documents.
La plateforme de gestion de flux de travail, quant à elle, sert à numériser et à structurer les processus de travail en créant des flux automatisés pour les tâches et les approbations.
Enfin, Une solution de signature est nécessaire pour signer les documents de façon rapide afin de faciliter les échanges et d’accélérer les processus.