La gestion de la paie est un enjeu important du département RH au sein d’une entreprise…
En effet, cet élément est indispensable pour maintenir une bonne relation entre le salarié et l’employeur. Ainsi, toute entreprise qui embauche des collaborateurs doit obligatoirement être en mesure d’avoir une bonne gestion de la paie. D’une part, cela permet d’offrir une rémunération au salarié pour le travail qu’il a accompli pour la société et d’autre part, il s’agit de prendre en compte tous les engagements administratifs relatifs au fait d’avoir des employés.
Alors, quelles sont les différentes options qui sont offertes aux entreprises pour la gestion de la paie ? Discutons-en.
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Mais d’abord, pourquoi faut-il avoir une bonne gestion de la paie dans une entreprise ?
Comme nous l’avons indiqué juste avant, la gestion de la paie est un sujet crucial pour une société…
Il y a plusieurs raisons qui expliquent cela. Déjà, ce qu’il est important de comprendre, c’est qu’un business a des devoirs légaux à respecter, dès qu’il commence à embaucher des salariés.
Une société doit calculer le salaire de ses employés et payer toutes les taxes annexes
À cet effet, il n’est pas possible pour l’entreprise de définir un salaire brut annuel et de le diviser par douze afin d’obtenir le montant mensuel qui sera versé à ses employés.
À l’inverse, celle-ci doit savoir qu’il y a diverses étapes à prendre en compte avant de passer d’un salaire brut à un salaire net versé sur le compte des salariés tous les mois. Dans ce cas précis, le département RH en charge de la gestion des paies doit faire ses calculs tout en déduisant toutes les cotisations sociales requises (dont les charges patronales et les charges salariales).
En outre, il conviendra de calculer les congés payés, d’intégrer tous les divers avantages en nature et d’effectuer le prélèvement exigé pour l’imposition sur le revenu.
Ainsi, tous ces éléments ne sont pas fixes. Ils changent tous les mois et sont considérés comme des variables de paie. À cela s’ajoute le fait que les gestionnaires de paies doivent généralement être à l’affût des nouvelles règles de droit pour garantir une excellente conformité de la paie au sein de l’entreprise.
Concrètement, tout ce processus peut être réalisé à l’aide d’un logiciel de gestion sociale, car ce genre d’outil rend la tâche plus simple pour la gestion de la paie.
La gestion des paies protège l’entreprise d’éventuelles sanctions
La gestion des paies est un sujet sérieux avec lequel il ne faut pas jouer…
Lorsqu’elle n’est pas faite selon les règles, les fiches de paie peuvent comprendre de grosses erreurs lorsqu’elles sont émises. Ce qui peut amener une entreprise à être sanctionnée d’un point de vue juridique et fiscal. Par ailleurs, l’Urssaf peut tout à fait entreprendre un contrôle sur la gestion de la paie d’une société et si les cotisations payées ne correspondent pas aux informations trouvées, celle-ci peut subir un redressement Urssaf.
De surcroît, un salarié est en droit de réclamer un dédommagement s’il s’aperçoit que sa fiche de paie contient trop d’irrégularités.
Dans ce cas-là, il peut entamer une procédure de litige auprès d’un conseil de prud’hommes afin d’obtenir justice pour les inconvénients causés à son égard. Par conséquent, pour éviter ce genre de problème, il est primordial pour une entreprise de réfléchir à la manière d’améliorer sa gestion de la paie et de trouver des solutions efficaces pour respecter ses employés ainsi que la loi.
Là encore, la technologie est un bon moyen de simplifier les processus de la gestion de la paie.
Quelles sont les solutions disponibles pour permettre à une entreprise de gérer les paies ?
À l’heure actuelle, il y a trois options principales qui peuvent être proposées aux sociétés ayant le souhait de rendre le processus de paie plus homogène.
1. L’externalisation de la paie
Cette première solution est appuyée par l’intervention d’un expert-comptable ou d’une entreprise spécialisée dans l’externalisation de la paie.
Dans les deux cas, le responsable de la gestion des paies de la société dispose d’un cahier des charges bien précis qu’il doit être en mesure de remplir. À ce titre, l’expert pourra notamment réaliser :
- L’édition des fiches de paie ;
- Les calculs des charges sociales ;
- Les déclarations annuelles ;
- La gestion comptable requise suite à l’arrivée d’un nouveau collaborateur ;
- La gestion des départs au sein de la société ;
- Les modifications de contrat, entre autres.
Globalement, toutes les missions liées de près ou de loin à la gestion de la paie sont prises en charge.
Néanmoins, il faut comprendre que l’entreprise doit être prête à engager plusieurs échanges avec le professionnel. Étant donné que ce dernier ne travaille pas au sein du groupe, il sollicitera beaucoup la société pour obtenir tous les éléments essentiels pour effectuer son travail. Habituellement, ces échanges deviennent plus fréquents lorsque les bulletins de paie sont transmis.
À noter qu’il est indispensable de bien se renseigner sur les tarifs de l’expert avant de commencer à travailler avec celui-ci.
2. L’internalisation de la gestion des paies par un gestionnaire qualifié
Dans ce cas précis, la gestion de la paie se fait en interne par une personne qualifiée.
L’intérêt de s’orienter vers cette solution, c’est que cela permet à l’entreprise d’avoir un contact direct avec le gestionnaire et d’être en mesure de mieux contrôler les divers processus de paie : établir les déclarations fiscales et sociales, éditer des fiches de paie, rassembler les données ayant un impact fort sur la paie, entre autres.
En outre, le gestionnaire de la paie peut également se charger de réaliser toutes les formalités d’embauche et de départ des employés ayant lieu au sein de la société.
Ensuite, celui-ci peut créer des tableaux de bord RH, faire le suivi de la masse salariale, mettre en place un bilan social, etc. Bien entendu, il conviendra d’assurer la validité des divers documents édités par le gestionnaire de paie. Pour cela, l’entreprise peut se tourner vers une personne expérimentée dans ce domaine pour être certaine que sa gestion des paies est bien conforme par rapport à la loi.
Celle-ci peut aussi proposer une formation à la personne concernée pour cette tâche.
3. L’internalisation de la gestion de la paie par un logiciel
Ici, c’est le logiciel de paie qui se charge de réaliser les différents travaux du gestionnaire de la paie.
Ainsi, l’entreprise pourra automatiser des tâches telles que :
- L’édition des bulletins de paie, mais aussi procéder à leur vérification ;
- La prise en charge des documents juridiques comme les certificats de travail ;
- La gestion des déclarations sociales (par exemple, l’Urssaf) ;
- Le pilotage des divers éléments de rémunération (comme les congés).
De plus, ce type de logiciel est capable d’assurer la veille juridique et de réaliser les changements nécessaires pour l’entreprise. Celui-ci prend en charge tous les calculs. Ce qui le rend particulièrement autonome et intéressant pour une entreprise. D’une part, les employés peuvent y accéder pour les demandes de congé et d’autre part, les dirigeants peuvent générer des graphiques mensuels afin de visualiser tous les divers coûts de l’entreprise.
Un logiciel de paie peut véritablement booster la croissance d’une entreprise en lui faisant gagner plus de temps pour la gestion de la paie. De même, cette solution lui permet d’être efficace et de simplifier le travail du département RH.