À l’instar d’autres services, le cabinet d’un médecin a, lui aussi, besoin d’un poste de secrétariat. Celui-ci lui est utile pour la gestion administrative du cabinet. Dans le domaine de la santé, la personne qui occupe ce poste est la secrétaire médicale dont le métier consiste à organiser les rendez-vous avec le médecin ou encore à gérer le standard téléphonique. Elle est également chargée de l’accueil des clients et de leur redirection vers les praticiens du cabinet. Les attributions de ce professionnel sont nombreuses et il faut certaines qualités pour occuper ce poste.
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Les qualités d’une bonne secrétaire médicale
La secrétaire médicale est une professionnelle qui peut exercer dans les cabinets médicaux, les cliniques, les laboratoires, etc. Ce métier étant essentiellement tourné vers l’humain, il importe de posséder certaines qualités pour mener à bien ses missions. Il s’agit notamment du sens de la communication, de l’empathie, de l’organisation et de la discrétion.
Avoir le sens de la communication
Savoir communiquer est la première qualité que doit avoir une secrétaire médicale. En effet, elle représente le premier contact, car elle est chargée de recevoir les patients. De ce fait, elle doit posséder des aptitudes communicationnelles afin de mieux prendre en charge les patients, sachant que chaque individu est unique. Par ailleurs, dans l’exercice de ses fonctions, la secrétaire peut être appelée à rapporter des résultats spécifiques aux patients. À cet effet, elle doit pouvoir traduire les termes médicaux en expliquant, avec des mots plus simples, le contenu des résultats. Elle doit également être diplomate et être capable d’entretenir une excellente relation avec les équipes médicales.
L’empathie
Pour être secrétaire médical, il faut également avoir beaucoup d’empathie et faire montre d’altruisme. Les patients sont parfois soumis à de rudes épreuves. À cet effet, la professionnelle se doit de leur donner du réconfort et du soutien. Ils doivent voir en elle une personne de confiance, disponible en cas de besoin.
La discrétion
Pour assurer un service de secrétariat de qualité, la secrétaire médicale doit se montrer discrète. En effet, le domaine médical est soumis au secret professionnel et à la confidentialité. De ce fait, elle doit respecter la déontologie professionnelle. Elle doit veiller à contrôler ses propos lorsqu’il y a une file d’attente, et doit surtout mettre les différents documents sous pli. Il est toutefois à préciser qu’en cas de révélation d’un secret professionnel, vous risquez une poursuite judiciaire. Les personnes concernées par ce manquement pourraient alors vous traduire en justice.
L’organisation
Une autre qualité que doit posséder une secrétaire médicale est l’organisation. Dans son métier, elle est en effet chargée de la gestion du domaine administratif de l’établissement ainsi que de la gestion des rendez-vous médicaux des patients. Pour cela, elle se doit d’être très bien organisée. Elle doit pouvoir ranger et classer les dossiers médicaux établis par les médecins. En effet, cela permet à ces derniers d’effectuer plus facilement le suivi des patients.
La moindre erreur dans l’organisation d’une secrétaire médicale pourrait mettre à mal la réputation d’un cabinet médical. Pour éviter cela, la plupart des cabinets essaient de trouver une secrétaire médicale à distance pour une meilleure organisation de ce pôle de leur activité.
Une grande capacité d’adaptation
La secrétaire médicale doit être en mesure de s’adapter au mode de travail du médecin avec lequel elle collabore. En réalité, un médecin qui reçoit beaucoup de patients sans rendez-vous n’a pas les mêmes besoins et exigences qu’un autre qui a un planning bien défini. À cet effet, la professionnelle se doit de trouver le moyen de bien organiser l’agenda du médecin, quel que soit son mode de travail.
En dehors des qualités humaines, la secrétaire médicale doit également avoir des qualités techniques. Elle doit maîtriser l’outil informatique et avoir un niveau de langue irréprochable à l’écrit comme à l’oral.
Le télésecrétariat à distance : une bonne idée ?
Le télésecrétariat est un métier apparu récemment grâce au développement d’internet. Il consiste à exercer le métier, non dans un cabinet médical, mais à distance. Ainsi, une télésecrétaire a les mêmes missions qu’un secrétaire classique. La présence de ce dernier apporte de nombreux bénéfices au cabinet pour lequel il travaille. Cependant, les services d’une télésécrétaire médicale présentent beaucoup d’avantages au secteur médical.
Le gain de temps
Le télésecrétariat est adapté à tous les secteurs d’activité et donc au domaine médical. L’avantage principal qu’il offre est le gain de temps. En effet, une télésecrétaire médicale est dotée d’une grande expérience et d’un savoir-faire. Ainsi, ce professionnel peut exécuter ses tâches dans les meilleurs délais. Par ailleurs, les échanges entre avec les cabinets médicaux sont facilités, puisque le principal moyen de communication utilisé est le courrier électronique.
Les économies
La mise en place d’un service de télésecrétariat permet aux cabinets médicaux de réaliser des économies considérables. En effet, selon les services choisis, une secrétaire à distance peut coûter 2 à 3 trois fois moins qu’une secrétaire médicale classique. La raison est que le travail de celui-ci est exclusivement basé en ligne. Il supporte alors moins de charges fixes et tous les frais y afférents.
Amélioration de l’accueil
L’accueil d’une entreprise reflète son image. Ainsi, trouver une secrétaire médicale à distance est un excellent choix pour optimiser le service d’accueil. De plus, le temps d’attente téléphonique des patients est aussi optimisé. En effet, ce professionnel reste disponible de façon permanente. Cela favorise l’amélioration de l’expérience client. En bref, avec les services d’une télésecrétaire, le médecin gagne en flexibilité.
Comment faire bonne impression sur les clients ?
La secrétaire médicale est en général la première personne avec laquelle les patients entreront en contact. Pour cela, elle se doit de faire bonne impression. Pour y parvenir, sachez que tout passe principalement par l’accueil. Dans les 2 ou 3 secondes suivant leur arrivée, les clients peuvent déjà se faire une idée de la qualité de l’accueil. À cet effet, une secrétaire médicale se doit d’être accueillante. Commencez par saluer les patients, et invitez-les à s’installer, si le médecin est occupé. Vous devez également afficher un sourire chaleureux pour les rassurer. Par ailleurs, vous devez être à l’écoute de ces derniers, afin de leur offrir une bonne prise en charge. Aussi, vous devez pouvoir leur répondre avec calme et avec clarté à leurs différentes préoccupations. Fixez-vous pour objectif de fournir la bonne information à votre interlocuteur, quel que soit son statut. Ceci est valable pour le télésecrétariat : une voix douce, claire et apaisante sera toujours mieux accueillie que celle d’une personne agressive dans le ton de sa voix.
Il est aussi important de noter qu’une secrétaire médicale se doit de s’habiller décemment. Autrement, vos interlocuteurs vous prendront pour une personne peu sérieuse. Pour cela, il est préférable d’adopter un look assez sobre.
Gérez les patients et les situations difficiles avec professionnalisme
En tant que secrétaire médicale, vous serez confrontée à certaines difficultés. Comme vous le savez, les centres médicaux sont des lieux où l’on enregistre au quotidien des cas désespérés. De même, vous serez appelées à passer des informations plus ou moins agréables aux patients. Dans le cas d’une mauvaise nouvelle, vous devez vous montrer assez forte et avoir le contrôle sur vos émotions.
Par ailleurs, il peut arriver que les patients vous blâment pour une raison ou pour une autre. Ce sont des situations qui peuvent vous mettre en colère ou vous frustrer. Face à cela, efforcez-vous de maintenir un calme professionnel tout en essayant de raisonner vos patients.
Tâchez de rester neutre et sans jugement sur votre lieu de travail. Votre mission est d’aider les patients ainsi que le personnel médical.