Entreprise : pourquoi opter pour un logiciel de recouvrement de factures

Nombreuses sont les entreprises confrontées aux difficultés de recouvrement des créances. Conséquence, elles se retrouvent dans des situations critiques compte tenu des factures impayées et des retards observés : des pertes de chances de développement, des capacités de financement bancaire réduites, voire la mise en péril de l’activité et cela peut aller jusqu’à la faillite de l’entreprise.

Une action afin de pallier ce problème s’impose ! Heureusement, avec le développement technologique, il existe aujourd’hui sur le marché des outils permettant de recouvrer les factures des entreprises. Ces logiciels sont de plus en plus prisés des dirigeants à cause des avantages intéressants qu’ils confèrent. Découvrons-les ensemble.

Une diminution des frais administratifs

La première raison pour laquelle une société doit opter pour un logiciel de recouvrement de facture est la réduction considérable des coûts administratifs qu’il offre. En effet, au sein de l’entreprise, le processus de recouvrement consiste à relancer les clients, à gérer les litiges et les conflits avec ces derniers, etc. Ce sont des tâches administratives qui nécessitent des charges.

L’implémentation d’une solution de recouvrement efficace évite aux dirigeants d’utiliser des frais supplémentaires relatifs au suivi des créances. Ce sont des logiciels qui possèdent des algorithmes performants qui sont programmés pour relancer les clients ayant des factures à payer. La relance est effectuée automatiquement en tenant compte des délais préalablement définis.

Cela permet à l’entreprise de supprimer les frais relatifs aux appels, à la rédaction et aux frais de transport de courriers. C’est la meilleure alternative pour suivre intelligemment les encours client, envoyer les relances personnalisées sans engager des dépenses supplémentaires. En somme, privilégier un logiciel de recouvrement de factures comme Upflow, c’est faire le choix de réduire considérablement les charges administratives dédiées à ces activités.

Un gain de temps considérable et une réduction des litiges

Un autre avantage que tirent les entreprises de l’utilisation des logiciels de recouvrements de factures est le gain considérable de temps qui en découle. Ce logiciel est considéré comme une aide précieuse dans l’optimisation du temps de travail. En l’adoptant, non seulement tout est automatisé, mais vous déléguez les tâches en rapport avec le recouvrement de factures. Nous vous présentons quelques fonctionnalités que vous pouvez bénéficier avec un logiciel de recouvrements de factures et qui sont sources de gains de temps :

• création de modèles de document (factures, devis, bons de livraison, bons de commande, etc.) que vous pourrez réutiliser ;
• Automatisation de vos process de relance client ;
• transformation rapide des documents ;
• synchronisation entre votre logiciel de facturation et votre logiciel de gestion comptable

Vous pourriez ainsi bien vous consacrer aux tâches qui apportent de véritables plus-values à votre entreprise. De plus, le logiciel assure la numérisation de vos factures et bons de livraison afin de faciliter vos échanges avec vos clients. Le temps de travail est ainsi optimisé.

Par ailleurs, il est important de rappeler que le logiciel de recouvrement permet également une réduction des litiges entre vous et vos clients. Ces logiciels disposent un système de suivi performant qui vous assure une bonne visibilité sur les créances et la situation de chaque client vis-à-vis de l’entreprise.

Cela permet de dissiper les malentendus, de réduire les erreurs et d’éviter les factures douteuses. Il vous faudra juste revoir l’historique de vos différentes transactions pour dénouer la situation lorsque surviendra donc un litige. Avec le logiciel de recouvrement de factures, la transparence devient automatique entre le client et la comptabilité.

Une optimisation des recouvrements

La possibilité de simplifier et d’organiser vos relances est un atout majeur que vous offre un logiciel de recouvrement. Le recours à cet outil permet d’améliorer votre système de recouvrement et d’entrer plus facilement en possession de vos diverses créances clients. Dans la pratique, les logiciels de recouvrement disposent d’un tableau de bord et des indicateurs de suivi qui permettent aux chefs d’entreprise de bénéficier des fonctionnalités exceptionnelles.

Depuis le tableau de bord, vous pouvez suivre en temps et en heure toutes vos factures impayées. En quelques clics, vous disposez de tous les indicateurs indispensables au recouvrement optimal des créances de votre entreprise. C’est un processus qui permet de booster les performances de votre entreprise en ce qui concerne le suivi en temps réel de vos créances.

Une amélioration de la trésorerie

Un recouvrement optimal des créances entraine une amélioration nette de la trésorerie de l’entreprise. Dans la pratique, le recouvrement régulier des créances permet de :

• Équilibrer les comptes de l’entreprise ;
• Doter l’entreprise de ressources financières suffisantes pour la réalisation de ses travaux ;
• Sécuriser le niveau de trésorerie de la PME à travers une bonne santé financière ;
• Favoriser l’attractivité de l’entreprise dans l’octroi de crédits ou la recherche de financement ;
• Accroître le développement des activités de l’établissement ;
• Optimiser le moral et la motivation des salariés de l’entreprise ;
• etc.

En optant pour le logiciel de recouvrement de facture, l’entreprise met à sa disposition un moyen efficace pour sécuriser son niveau de trésorerie. Elle pourra ainsi s’ouvrir aux financements extérieurs.

Comment bien choisir son logiciel de recouvrement de factures ?

Certes, le logiciel de recouvrement est atout pour les entreprises. Toutefois, pour bénéficier de ces avantages, il faut bien choisir votre logiciel de recouvrement. Voici quelques critères qui peuvent vous aider :

• Les fonctionnalités de votre logiciel de recouvrement: votre logiciel doit avoir les fonctionnalités nécessaires qu’il faut. À cet effet, il doit être pourvu d’un scénario de relance, d’un modèle de relance, un mécanisme de chat, un système de reporting, un système de paiement en ligne pour faciliter le remboursement des créances par le client, d’une fiche de client, d’un tableau de bord et d’un outil de prévention ;
• La compatibilité et la capacité de traitement: le logiciel doit être doté d’un environnement d’intégration facile pour les logiciels de comptabilité comme SAGE, SAP et bien d’autres. Il doit également être en mesure de gérer une quantité énorme de données ;
• L’accessibilité du logiciel et du service client: le logiciel doit être facile à prendre en main par les utilisateurs ;
• L’efficience du logiciel et le prix: pour l’efficacité du logiciel, lire les avis des entreprises qui utilisent ou ont déjà utilisé le logiciel choisi. Le prix varie en fonction des fonctionnalités de base offertes.