Pour les entreprises, les séminaires sont un moyen simple d’informer les salariés des nouvelles décisions ou de les motiver à donner leur maximum au quotidien. Il est donc important que chaque séminaire quel que soit son objectif soit organisé de la meilleure façon, afin d’atteindre le résultat escompté. Voici alors quelques conseils que vous pourrez appliquer pour organiser votre prochain séminaire d’entreprise.
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Organiser un séminaire : dans quel but ?
Un séminaire d’entreprise peut avoir principalement trois 3 objectifs. Il peut s’agir d’une rencontre qui ne concerne que les hauts cadres de l’entreprise et dont l’objectif sera la prise de décision. Dans ce cas, l’accueil et la présentation des sièges ne peuvent pas être les mêmes que pour un séminaire de formation ou de motivation pour l’ensemble des salariés.
Même si le processus d’organisation peut être commun à tous les types de séminaires d’entreprise, l’objectif est ce qui amènera à choisir un lieu au lieu d’un autre et une date au lieu d’une autre.
Chaque entreprise a donc une définition du séminaire propre à elle et à laquelle elle adapte ses besoins. Dès que l’objectif du séminaire est clairement défini, c’est le moment de passer à la prochaine étape qui est de définir le budget.
Établir un budget pour l’organisation
Pour organiser un séminaire d’entreprise, il n’y a pas de budget fixe. Chaque entreprise se lance en fonction des moyens dont elle dispose. Pendant que les plus grandes entreprises donnent carte blanche pour obtenir ce qui se fait de mieux sur le marché, les plus petites se contentent du minimum.
Cela voudrait dire que même avec un budget de 500 ou 1000 €, vous pourriez quand même organiser un séminaire d’entreprise, mais avec le strict nécessaire. Le budget doit être établi en tenant compte du nombre de participants, de leur qualité (hauts cadres ou simples salariés) et de l’objectif du séminaire.
Il faut noter que les séminaires de formation et de motivation sont ceux qui demandent le plus grand investissement. En effet, il faut faire venir des formateurs qui peuvent ne pas être membres de l’entreprise. Pour un séminaire de motivation, il faut faire venir des coachs et prévoir plusieurs activités qui vont des plus simples aux plus complexes.
Choisir un lieu et une date adéquats
Les séminaires se déroulent généralement hors des locaux de l’entreprise. Cela permet aux participants de sortir de leur cadre de travail quotidien et de souffler un peu. L’idéal est de choisir un endroit pas très loin des locaux de l’entreprise si la rencontre doit se tenir en semaine.
Par contre, si c’est le week-end, vous pouvez aller plus loin en optant pour la salle de conférence d’un hôtel où les participants seront logés par la même occasion. Il y aura alors peu de chance d’observer des retards.
Pour ce qui est de la date, la plupart des séminaires s’organisent en fin de semaine, jeudi, vendredi ou samedi. Les tarifs de location des salles de conférence sont donc plus élevés à ces moments. Optez alors pour un séminaire en début de semaine. Le lundi, le mardi ou le mercredi, vous pouvez obtenir des prix très attractifs.
Établir le planning complet du séminaire et informer les participants
Un séminaire d’entreprise ne s’improvise pas, raison pour laquelle l’on recommande d’établir avant le jour-j, le planning complet de la rencontre. Une fois, sur les lieux, chaque participant en recevra une copie pour suivre chaque étape de la journée.
Une fois que le planning est établi, les invitations doivent être envoyées aux participants. De plus en plus, elles sont distribuées par mail avec confirmation de la participation. Dans certains cas, il ne s’agit pas d’une invitation, mais plutôt d’une injonction. Cela dépend de l’importance que revêt la rencontre.
Après le séminaire : recueillir les avis
Le séminaire peut prendre fin au bout d’un jour ou deux. Dès le lendemain, une fiche doit être envoyée aux participants pour recueillir leurs avis. Pour conserver l’anonymat des répondants, cela doit se faire en présentiel et non par mail. Les réponses permettront à l’équipe d’organisation de s’améliorer pour les prochaines rencontres.