Comment bien préparer un salon professionnel ?



Un salon professionnel est un évènement incontournable pour votre entreprise. Il constitue l’un des meilleurs moyens pour créer de nouveaux contacts, être en contact direct avec vos clients, faire connaitre vos produits ou services et accroitre votre notoriété. En effet, les visiteurs d’un salon peuvent atteindre des dizaines de milliers de personnes. Certains d’entre eux vont découvrir votre marque pour la première fois, d’autres vont devenir des potentiels clients. La préparation du salon se révèle ainsi être une tâche passionnante, mais qui peut devenir compliqué. Si vous souhaitez participer à un évènement professionnel, mais que vous ne savez pas comment préparer un salon, vous êtes sur la bonne page. Voici des conseils pour faire de votre prochaine participation à un salon une réussite.

La conception du stand et des objets personnalisés

C’est une étape importante de la préparation de votre évènement. La conception de votre stand doit être réalisée en fonction de vos objectifs, des éléments de communication que vous souhaitez mettre en avant ainsi que de l’emplacement de votre stand. Les réponses à ces quelques questions pourront vous aider à aménager votre stand et réussir votre projet :

  • Combien de personnes seront à l’accueil ?
  • Avez-vous besoin d’un comptoir pour l’accueil ?
  • Est-ce un stand d’animation ou de renseignement ?
  • Quels sont les moyens de communication à utiliser sur le stand ?
  • Quels sont les équipements indispensables pour mettre en avant vos produits ?

D’autres critères sont également à prendre en compte, selon vos objectifs, attentes et priorités. Mais ces quelques points sont importants pour avoir une idée sur les plans de votre stand. Néanmoins, n’oubliez pas le côté technique et esthétique, des points essentiels pour un stand accueillant et attirant. Pensez donc à soigner la conception de votre stand. Avec l’évolution de la technologie, une simulation avec plans 3D serait une excellente alternative pour visualiser votre futur stand.

Comme votre salon va être une véritable opportunité de communiquer, de vendre, d’exposer, et de faire parler de votre marque, il faut trouver un moyen de communication pertinent. Parmi les outils de communication les plus utilisés, les objets personnalisés sont à privilégier. On retrouve les objets les plus courants comme les tee-shirts, les stylos ou encore les porte-clés. Mais de nombreuses créations plus originales comme la fabrication d’un gobelet eco cup personnalisé vous permet de véhiculer l’image de votre marque lors de cet évènement important de votre entreprise.

Même si le gobelet ne sert qu’à servir les boissons à vos visiteurs, ils pourront constituer un objet de souvenir durable et réutilisable. Personnalisés, ils porteront votre marque et celle-ci restera gravée dans la mémoire de vos visiteurs. Ils constitueront donc un outil de communication incontournable, quelle que soit la portée de votre évènement professionnel.

salon professionnel

Réservez votre stand

La réservation de votre stand est une étape indispensable pour avoir un bon emplacement. Selon l’envergure de l’évènement, vous pouvez réserver plusieurs mois avant la date du salon afin d’obtenir le stand le mieux positionné. Par ailleurs, prendre une avance sur la date de l’inscription vous permettra d’obtenir un stand idéalement placé et de configuration adéquate.

Il est à rappeler que le prix est proportionnel au mètre carré. Pour cela, n’hésitez pas à contacter l’organisateur et négocier votre emplacement pour une meilleure accessibilité, praticité et visibilité de votre enseigne. En général, votre stand est mieux placé s’il est situé à côté d’une allée centrale ou près d’autres acteurs générant un grand nombre de flux de visiteurs.

Plus tôt vous faites la réservation de votre stand, plus vous aurez une large période pour créer un stand qui correspondra à vos attentes. L’idéal est de prévoir au moins trois mois avant le salon pour faire votre réservation. Ce délai entre la date de réservation et le jour J vous permettra ainsi de concevoir un stand qui correspond à vos objectifs et à votre cahier des charges.

Prévoyez les dates du salon pro

Si vous êtes l’organisateur du salon professionnel, alors les dates ne doivent donc pas être choisies au hasard. En effet, comme vos partenaires et collaborateurs seront invités à votre salon, n’hésitez pas à vérifier leurs disponibilités. Évitez à tout prix d’organiser votre salon à une période coïncidant avec d’autres évènements professionnels importants pour tous les participants.

Toutefois, certains évènements peuvent représenter des opportunités. En effet, si ce sont des évènements professionnels tels que des salons ou des expositions réputées, il s’avère judicieux d’organiser le vôtre à la même période. Cela vous serait bénéfique si vous savez tirer profit du trafic généré par ces évènements.

Préparez l’agenda de vos collaborateurs

Si vos collaborateurs doivent être présents à votre manifestation, n’oubliez pas d’indiquer les dates aux assistants de direction. Plus tôt vous leur communiquez les dates, mieux ils pourront coordonner leurs agendas. Si votre entreprise participe habituellement à un salon professionnel, établissez un calendrier annuel et notez-y les salons annuels auxquels vous participez. Vous n’avez qu’à le mettre à jour régulièrement au cours de l’année et le partager à vos collaborateurs.

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Définissez vos objectifs commerciaux

Bien que cette étape soit citée en dernier, elle reste capitale. En effet, la définition de vos objectifs vous permettra de calculer le retour sur investissement et de connaitre à l’avance si votre participation au salon est profitable ou non. Avec vos équipes commerciales, fixez vos objectifs commerciaux ainsi que la stratégie à adopter dès le début.

Par ailleurs, ces objectifs, s’ils sont bien définis, faciliteront les tâches de vos équipes, notamment dans le choix du message à faire passer et des supports de communication. Sans objectifs spécifiques, vous ne pourrez pas les atteindre. Que ce soit votre équipe des ressources humaines, celle du développement de produits, de la vente ou encore votre équipe communication, chacun proposera son idée.

De plus, les attentes sont le plus souvent très différentes d’une personne à l’autre. Néanmoins, pour éviter les objectifs contradictoires et une grande divergence d’idées, réunissez-vous avec vos équipes et établissez des objectifs allant dans le même sens. Vous pouvez aussi nominer une nouvelle équipe « salon » constituée de personnes de différents services pour piloter votre projet et définir ensemble la finalité du salon.

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