Lorsque vous organisez un événement d’entreprise, que ce soit en interne ou en externe, vous ne devez pas faire le moindre faux pas afin de ne pas donner une mauvaise image. Le succès de votre événement dépend évidemment de sa planification, mais aussi des prestataires qui interviennent. En effet, ces derniers possèdent un savoir-faire précis en matière d’organisation et d’exécution de projets événementiels. Comment réussir l’organisation technique de votre événement pro ?
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Faites appel à un prestataire technique expérimenté et fiable
Vous devez choisir votre prestataire technique événementiel sur la base de vos besoins prioritaires à définir pendant l’élaboration de votre projet. Il faut donc avoir une bonne connaissance des besoins et des postes de dépense nécessaires pour la réussite de l’événement. Après avoir effectué ce travail, vous pouvez choisir votre prestataire technique selon quelques critères.
La réputation et la visibilité du professionnel
Il est primordial de vous renseigner au préalable sur la réputation du prestataire technique spécialisé dans l’événementiel que vous souhaitez contacter. Pour cela, il n’y a rien de plus simple que de consulter Google ou tout autre moteur de recherche. Vous trouverez différents avis sur la qualité des prestations et la réactivité des prestataires. Ces avis peuvent vous guider quant au professionnalisme des spécialistes.
Les références du spécialiste de l’événementiel
La plupart des prestataires disposent d’un site internet, alors vérifiez leurs références. Ainsi, vous aurez une idée de la qualité des services qu’ils proposent. De bonnes références sont généralement gage de prestations sérieuses. A contrario, si les entreprises consultées ne disposent pas de site internet, discutez avec elles sur leurs références et les événements récents pour lesquels elles sont intervenues. Cela vous permet d’avoir une idée de leur travail.
L’expérience et les tarifs du partenaire technique
Une fois de plus, n’hésitez pas à discuter avec votre interlocuteur et à le questionner sur son expérience ou sur les différents types d’événements pour lesquels il a été sollicité. Vous pouvez lui demander qui sont ses clients ou combien de personnes étaient invitées, par exemple.
Grâce à ces informations, vous pourrez choisir votre partenaire technique pour des événements réussis au sein de votre entreprise. Ce professionnel se charge notamment de répondre à vos besoins audiovisuels, il peut également s’occuper de l’éclairage ou de la location de mobilier. Vous pouvez recourir à ses services dans le cadre :
- de vos assemblées générales,
- de vos conventions,
- d’événements RP,
- de soirées d’entreprises,
- de salons,
- d’expositions.
Enfin, il est essentiel de prendre en compte le rapport qualité/prix. En effet, les tarifs pratiqués ne sont pas les seuls indicateurs devant vous orienter dans le choix de votre partenaire. Il faut se méfier des offres trop basses ou des offres jugées trop hautes. Analysez vos besoins réels et comparez les prix proposés. Pour une prestation de bonne qualité à prix abordable et un événement inoubliable, faites toujours appel à une entreprise qui peut assurer toutes les prestations techniques indispensables.
Les prestations techniques indispensables à la réussite de votre événement professionnel
Un prestataire technique événementiel dispose de nombreuses compétences essentielles à la réussite d’une soirée d’entreprise, d’un séminaire ou de toute autre manifestation professionnelle. Il est donc capable d’assurer des installations performantes pour le bon déroulement de l’événement.
La sonorisation
Une sonorisation de qualité est indispensable à la réussite de votre événement professionnel. Pour sonoriser votre lieu, vous devez fournir au prestataire technique le plus de détails possible sur la structure ou la salle concernée. Par exemple, il doit connaître la surface à sonoriser, le type d’espace (intérieur ou extérieur), le nombre de personnes dans la salle, etc.
La mise en lumière ou l’éclairage
L’éclairage met en valeur le lieu et crée une atmosphère spécifique. Celle-ci devra être en parfait accord avec le concept, le format et le thème de l’événement ainsi qu’avec le type d’invités. Entre une soirée de gala et un dîner dans un comité réduit, les choix ne seront pas forcément les mêmes. À cet effet, le prestataire technique événementiel doit avoir une solide expertise en la matière.
Les critères à prendre en compte à ce niveau sont la qualité de l’équipement et son adéquation à l’événement. Toutefois, le prestataire technique événementiel doit connaître parfaitement vos besoins afin de cibler au plus juste son intervention.
La vidéo
Le besoin en vidéo sur une manifestation professionnelle peut prendre plusieurs formes. Il peut s’agir par exemple de la projection de présentations, de photos ou de sondages lors d’une convention. Vous pouvez aussi choisir de diffuser l’événement en streaming sur l’écran géant de la plénière. Le streaming requiert entre autres un excellent débit internet. Il faut aussi prévoir une technique très particulière pour des événements digitaux et hybrides comme la diffusion sur une plateforme internet dédiée à l’événement, un flux vidéo de bonne qualité, etc.
La location de mobilier
L’organisation d’une manifestation professionnelle s’accompagne souvent de besoins techniques, mais aussi de besoin en mobilier adapté. Tables, chaises, canapés, objets de déco, tous les détails sont pris en compte. Le spécialiste de l’événementiel est capable de s’adapter à votre projet. Il vous proposera des configurations qui conviennent le mieux à votre manifestation professionnelle afin de la mettre en valeur.
Événement d’entreprise : une manifestation importante
Qu’il s’agisse d’un lancement de produit, d’une convention ou d’une soirée d’entreprise, chaque structure a besoin d’organiser des projets événementiels. Lorsque l’événement vise le grand public, on le considère comme une action marketing qui permet d’améliorer la notoriété et l’image de marque de l’entreprise. En revanche, il devient un réel outil managérial lorsqu’il est destiné aux employés.
Dans ce cas, l’événement peut prendre la forme d’un team building, d’un séminaire ou d’un anniversaire. Dans tous les cas, ces manifestations contribuent à renforcer l’esprit d’équipe ou à dynamiser l’ambiance au bureau. Il est préférable d’organiser l’événement en dehors des locaux de l’entreprise. Vous pouvez compter sur votre prestataire technique pour la location de la salle de réception. Un lieu atypique est idéal pour captiver l’attention de vos invités.
Ensuite, si votre budget le permet, organisez un événement à thème. Choisissez une thématique assez originale afin de susciter l’intérêt des invités. Néanmoins, elle ne doit pas s’éloigner du but de l’événement pour éviter de trop s’éparpiller. Il est aussi nécessaire de prévoir des animations ludiques, essentielles pour susciter en permanence l’intérêt des participants.
Faites toujours appel à un prestataire dans le but de garantir la réussite de votre événement d’entreprise. Son expérience et son savoir-faire lui permettent de vous assurer une prestation technique exceptionnelle, mais surtout de grande qualité.